Вероятно, Вам знакома ситуация, когда, перебрав десятки способов повышения эффективности, вы не нашли нужного. Прочитав эту статью, вы узнаете несколько простых и эффективных приемов, способных кардинально изменить Вашу жизнь. Результаты гарантированы полувековым опытом корпорации Toyota.
Японская система управления Кайдзен основывается на небольших, но постоянных улучшениях. Как говорят японцы, «маленькие капли создают могучий океан». Точно так же маленькие, но постоянные улучшения приведут Вас к большим переменам.
Мой опыт применения Кайдзен в бизнесе дает превосходные результаты. Поэтому мне захотелось применить эту методику к себе. Поиск в интернете не дал результата: я не смог найти сколько-нибудь достойную адаптацию. Оказалось, что системно никто не использует Кайдзен для повышения личной эффективности. Разрозненные советы по уборке и хронометражу не в счет. Поэтому я начал строить систему сам.
Эффективность на работе
В начале карьеры консультанта мне катастрофически не хватало новых знаний. Учиться нужно было много и быстро. Чтобы организовать процесс качественно, я зарезервировал в Outlook один час для обучения и составил список необходимых инструментов. Свое продвижение к цели, я обозначал цветом. Постепенно мой список расцветал зеленым, а мотивация к освоению сложного материала только усиливалась.
Вторым шагом стало увеличение личной эффективности на работе. Есть в Кайдзен такое понятие как «Ценность и Потери». Ценность — это все действия, которые продвигают вас к результату, все остальное «потери». Для примера разложим на этапы простейший процесс «выпить воды»: встать, взять стакан, налить в него воды, поднести ко рту, сделать несколько глотков. Так вот, во всем этом процессе «ценностью» является лишь последний этап — «сделать несколько глотков». Остальные действия — это «потери» (сокращаемые или не сокращаемые).
По моей оценке и оценке специалистов Kaizen Institute Russia, эффективность бизнеса на постсоветском пространстве равна 5-10 %. Это значит, что за весь рабочий день, сотрудники приносят пользу себе и компании только один час. Все остальное время они выполняют никому не нужную работу. И это не оттого, что люди ленивые.
Просто внутренняя система вынуждает их так работать. Для начала я определил, что для меня является «ценностью». Чтобы проверить, правильно ли вы определили ценность, спросите себя: «Если я буду делать это действие весь день, заработаю ли я больше денег, сделаю ли я себя лучше, захвачу ли я мир»? Если ответ положительный, значит, вы нашли свою «ценность».
Моя «Ценность» — клиентские семинары и Kaizen-проекты. Там я провожу примерно 50 % своего времени и меня это полностью устраивает.
Дальше я стал считать время приносящее «Ценность» во время работы в офисе. Для этого начал отслеживать, что и как я делаю, на что отвлекаюсь, и сколько времени на это уходит. Получилось, что «Ценности» в моем процессе было всего 7-10 %. Вам знакомо ощущение, когда весь день вы усердно работали, а к вечеру и вспомнить нечего? Так вот, у меня именно такое и было.
Чтобы исправить ситуацию я составил список дел, которые приносят «ценность» в период подготовки и список «потерь» (В таблице внизу страницы его краткий вариант).
Дальше стал отслеживать, сколько времени трачу на левую колонку, а сколько на правую. Примерно за 1-2 месяца ситуация стала исправляться.
Как заставить стратегию работать
Когда управление текущими делами наладилось, пришло время взяться за стратегию. Если хотите связать ваши долгосрочные цели с текущими делами, этот способ — то, что вам надо.
На Toyota разработана специальная A3-Х-матрица. А3 — это формат листа, а буква «Х» означает тип матрицы, на которой составляют стратегические планы. Японцы считают, что листа А3 достаточно, чтобы разработать бизнес-план по открытию нового завода или написать годовой отчет. Никаких многостраничных томов, лишних цифр и бездарно потраченного времени!
Преимущество матрицы в том, что все стратегии, тактики и показатели контроля размещаются на одном листе. Все наглядно и понятно. Видны все взаимосвязи. Матрица помогает связать абстрактную стратегию с повседневной рутиной.
Чтобы было понятно, как это работает, взгляните на урезанный вариант моей матрицы по стратегической цели на 2013 год «Здоровое и сильное тело»:
Когда тактики и процессы определены, я визуализирую движение к цели различными способами. Например, так выглядит мой график контроля за весом.
По утрам я фиксирую свой вес. Раньше я каждый месяц печатал новую таблицу, но долгосрочная динамика оставалась «за кадром». Результаты за прошлые месяцы нужно было, где-то хранить и они все равно регулярно терялись. Однажды пришла идея отмечать результаты месяца разными цветами. Тут и прогресс виден и таблицы хватает на полгода!
Визуализация
Визуализация — это управление процессами и людьми с помощью изображений, знаков, разметки, света, цвета и т. д. Считаю, что это самый эффективный способ организовать людей! Не верите? Тогда посмотрите на дорожные знаки, разметку и подумайте, сколько миллионов людей подчиняется ей каждый день?
Принцип визуализации — наиболее простой и сильный метод влияния. Поэтому я часто рисую на работе и дома. Картинка позволяет быстро донести ключевую мысль и лучше запоминается.
Поэкспериментируйте с визуализацией. Например, вот один из вариантов визуализации планов на день. Цифрами во внутреннем круге обозначено время. А цифры внешнего означают дела из списка на день, разнесенные по времени выполнения в течение дня. То, что сделал — перечеркнул. Вариант красивый, но не прижился из-за трудоемкости подготовки шаблона и освоения Evernote.
Однажды ребенка в садике спросили, где работают твои родители. И она не знала что ответить. С мамой было все просто — она продает окна. А вот профессия папы (кайдзен-консультант) никак не запоминалась.
Несколько раз мы по очереди объясняли, что делает папа. Результат всегда был один — забывает и путается. С новой и сложной информацией всегда так, поэтому на своих проектах я часто рисую проблему. Вот и здесь тоже решил порисовать. Ребенок был в восторге от папиного творчества, а информация была усвоена на 100 %.
А вот так дочь учится чистить зубы 2 раза в день. У вас есть такая проблема? Чтобы заинтересовать ребенка, я повесил этот шаблон и включаю таймер обратного отсчета времени. Теперь Аврора стала сама проситься чистить зубы!
Никакого волшебства или занудства.
Дочь видит, сколько времени нужно шоркать щеткой (понятное и ограниченное количество времени), а в конце еще и солнышко разукрасить дадут.
Принцип Парето
Также мне очень нравится принцип Парето 80/20. Это, конечно, не японская разработка, но японцы охотно используют ее для фокусировки на главном. Согласно этому принципу, мир не линеен и несправедлив. Что-то малое всегда создает/влияет на что-то большое.
Я пересмотрел свое отношение к вопросу чтения и саморазвития. Раньше я читал все подряд. Информации скапливалось много, но часто ее было некуда применить. Принцип Парето позволил мне сфокусироваться на темах, которые соответствуют моим долгосрочным целям.
Вот что я сделал:
1. Выписал в MindMap все книги из своей библиотеки на разных носителях.
Когда я увидел весь перечень, стало понятно, что я покупаю книги, которые смогу прочитать только в следующем году.
2. Сопоставив имеющиеся книги с целями, я составил список литературы, которая максимально быстро продвинет меня к их достижению.
3. Я выписал в Evernote книги, которые хочу прочесть, и стал отмечать их наличие, прочтение и составил итоговую MimdMap по результатам прочтения.
Сейчас я читаю последовательно, книгу за книгой. Это именно то, что мне нужно.
Также я изменил отношение к работе со списками. Раньше я выписывал в ежедневник или Evernote перечень задач на день и приступал к его выполнению. Сейчас я выделяю три самых важных дела дня (недели, месяца и года), которые принесут мне максимум пользы. А потом накидываю список второстепенных дел, которые тоже нужно делать.
Это позволяет фокусироваться на самом главном. Я сознательно ограничиваю себя тремя задачами, в противном случае распыляюсь и вязну в текучке. Поэтому сначала делаю первые три пункта, а потом все остальное. Работу с задачами веду в Evernote, так как он у меня везде (телефон, планшет, ноутбук).
Чистота и порядок
Порядок я любил всегда. Но только после знакомства с Кайдзен, я смог на цифрах доказать, что чистота и удобство экономически выгодны и человеку, и компании.
Наведением порядка на рабочем месте я «закрываю» трудовой день и переключаюсь на вечерний отдых. А утро всегда приятно начинать с идеальной чистоты. Уборка — это ритуал, который приносит массу удовольствия. Ведь это же так просто: наведи идеальный порядок один раз, а потом каждый день его поддерживай.
Так выглядит мой стол в конце дня
В нашей семье по выходным принято делать домашнюю уборку. Раньше мы с женой часто спорили, кому что делать. В какой-то момент мы осознали, что жену не устраивает, как я пылесошу, а мне не нравилось, как она прибирает вещи (потом ничего не найти). Мы поделили эти дела. Сейчас я с большим удовольствием расправляюсь с пылью и раскладываю все по местам. А жена отвечает за чистоту пола и ванной.
Заключение
Кайдзен — это самый простой и быстрый способ сделать свою жизнь интересней и результативней. Не верите? И правильно делаете. Все идеи нужно проверять!
Предлагаю четыре простых способа проверить на себе волшебную силу Кайдзен. Для этого вам нужно 10 дней подряд применять хотя бы один из предложенных вариантов.
Вариант 1
Письменно отвечайте на три простых, но важных вопроса:
1. Что я узнал /сделал нового за сегодня?
2. Как я могу стать лучшим в моей сфере? Как я могу стать более эффективным?
3. Что я могу сделать завтра, чтобы принести большую пользу себе и другим?
Полученные ответы обязательно внедряем в жизнь.
Вариант 2
Заполните матрицу А3-Х. Заставьте стратегию работать на вас!
Вариант 3
Рисуйте и визуализируйте! Сделайте свое движение видимым. Повесьте свои графики движения к целям на видном месте и ежедневно отмечайте результаты.
Разговаривая с коллегами, близкими, а особенно с детьми, рисуйте то, что вы хотите сказать. Проследите за реакцией людей и удивитесь, насколько эффективнее и интереснее станет ваше общение.
Вариант 4
Каждое утро записывайте 5 дел, которые упростят, облегчат, ускорят вашу работу. Конечно, внедрить все сразу не получится, но даже если 20 % идей будет реализовано, ваша работа сильно преобразится.
Успех еще никогда не подходил так близко, как сейчас. Пользуйтесь моментом, ловите его и наслаждайтесь жизнью!
Автор: Сергей Осипов
Смотрите так де видео по теме
Как менять себя. Как изменить себя и свою жизнь так, как вам хочется
